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Posteingang vorsortieren
E-Mails, Formulare und Tickets nach Anliegen und Dringlichkeit einordnen und direkt an die zuständige Stelle leiten.
Leistung · 02
KI-Automatisierung & KI-Agenten für eure Prozesse
Wir automatisieren Geschäftsprozesse mit KI und solider Software: Anfragen vorsortieren, Daten aus Dokumenten übernehmen, Antworten und Angebote vorbereiten, Schritte zwischen Systemen auslösen. Bei Entscheidungen mit Gewicht gibt euer Team frei.
Passt, wenn/Ein Ablauf wiederholt sich täglich, kostet Zeit und folgt erkennbaren Mustern.
01E-Mail02KI liest03Daten04Entwurf05Freigabe
pro Vorgang, Beispiel
12 min2 min
KI-Automatisierungen/
Was jeden Tag gleich läuft, lässt sich automatisieren
Posteingang sortieren, Angaben aus Rechnungen und Anträgen abtippen, Antworten aus Textbausteinen zusammensetzen, Daten von einem System ins nächste kopieren. Solche Routinen binden Fachleute und sind anfällig für Tippfehler.
Der Unterschied zur klassischen Automatisierung: Sprachmodelle verstehen auch unstrukturierte Inhalte wie frei formulierte E-Mails oder gescannte Dokumente. Wir koppeln dieses Verständnis an verlässliche Software, die Ergebnisse ins richtige System schreibt, und setzen Freigabepunkte dort, wo Entscheidungen Gewicht haben.
Wir beginnen mit einem Ablauf, legen die Erfolgskriterien vorher fest – etwa Bearbeitungszeit oder Fehlerquote – und bauen erst aus, wenn die Zahlen stimmen. Was sich nicht rechnet, empfehlen wir auch nicht.
Vorteile
Was KI-Automatisierung euch bringt
- 0101/04
Mehr Zeit für Facharbeit
Sortieren, Abtippen und Übertragen übernimmt die Automatisierung. Euer Team konzentriert sich auf Fälle, die Erfahrung und Urteilsvermögen brauchen.
- 0202/04
Mensch entscheidet
Bei Entscheidungen mit Gewicht prüft ein Mensch und gibt frei. Jeder Schritt wird protokolliert, Ergebnisse bleiben nachvollziehbar.
- 0303/04
In euren Systemen
Die Automatisierung arbeitet mit E-Mail, CRM, ERP, Ticketsystem und Dokumentenablage zusammen, statt ein weiteres Tool daneben zu stellen.
- 0404/04
Erfolg in Zahlen
Bearbeitungszeit, Antwortzeit, Fehlerquote: Was wir messen, legen wir vor dem Start fest. Über den Ausbau entscheidet ihr auf Basis der Ergebnisse.
Beispiele
Typische Prozesse für KI-Automatisierung
- Posteingang vorsortieren: E-Mails, Formulare und Tickets nach Anliegen und Dringlichkeit einordnen und direkt an die zuständige Stelle leiten.
- Dokumente auslesen: Rechnungen, Lieferscheine, Anträge oder Verträge erfassen und die relevanten Angaben strukturiert ins richtige System übernehmen.
- Antworten und Angebote vorbereiten: Aus Vorlagen, Produktdaten und Kundenhistorie entstehen Entwürfe, die euer Team prüft, anpasst und freigibt.
- Workflows zwischen Systemen: Ein neuer Auftrag im Shop legt den Kunden im CRM an, erstellt die Aufgabe im Ticketsystem und informiert das Team – ohne Copy & Paste.
- Wissen verdichten: Protokolle, Berichte und lange Dokumente zusammenfassen, damit Entscheidungen schneller vorbereitet sind.
KI-Automatisierungen
Was wir automatisieren
KI-Automatisierung für Abläufe, die jeden Tag gleich laufen: Anfragen sortieren, Dokumente auslesen, Daten übertragen, Systeme verketten – mit Freigabe durch euer Team.
Prozessanalyse Abläufe aufnehmen und die Schritte finden, bei denen Automatisierung messbar Zeit spart
Dokumentenverarbeitung E-Mails, PDFs und Scans mit KI lesen, einordnen und Daten extrahieren
Workflow-Automatisierung Schritte zwischen CRM, ERP, Ticketsystem und Shop über Schnittstellen verketten
KI-Agenten mehrstufige Aufgaben mit klaren Grenzen, minimalen Rechten und Freigabeschritten
Mensch im Loop Prüf- und Freigabepunkte dort, wo Entscheidungen Gewicht haben
Protokoll & Messung nachvollziehen, was automatisiert, geprüft und geändert wurde
Datenschutz DSGVO-Anforderungen und Hosting-Optionen von Beginn an eingeplant
Betrieb & Ausbau Überwachung, Anpassung und Übertragung auf weitere Abläufe
So läuft’s ab
So automatisieren wir einen Prozess
Ein klarer Weg vom ersten Anwendungsfall zur laufenden Lösung – ohne Blackbox.
01
Ist-Prozess verstehen
Gemeinsam mit den Beteiligten schauen wir, wie der Ablauf heute läuft, wo Zeit verloren geht und welche Systeme, Daten und Sonderfälle dazugehören.
02
Pilot umsetzen
Wir automatisieren einen abgegrenzten Ablauf, eingebunden in eure Systeme und mit Erfolgskriterien, die vorher feststehen.
03
Ergebnisse messen
Wir vergleichen Vorher und Nachher: Zeitaufwand, Qualität, Akzeptanz im Team. Auf dieser Grundlage entscheidet ihr, ob es weitergeht.
04
Schrittweise ausbauen
Was sich bewährt, übertragen wir auf weitere Abläufe und Abteilungen – mit derselben Messlatte wie im Pilot.
Häufige Fragen
Fragen zur KI-Automatisierung
Was wir zu dieser Leistung am häufigsten gefragt werden.
01Welche Prozesse kann man mit KI automatisieren?
Vor allem Abläufe, die häufig vorkommen, spürbar Zeit kosten und erkennbaren Mustern folgen – oft mit unstrukturierten Inhalten wie E-Mails, PDFs oder Formularen. Typische Beispiele sind Posteingang vorsortieren, Daten aus Rechnungen und Anträgen übernehmen, Antworten vorbereiten und Schritte zwischen CRM, ERP und Ticketsystem verketten.
02Was ist der Unterschied zwischen KI-Automatisierung und RPA?
RPA und klassische Automatisierung arbeiten mit festen Regeln und festen Formaten; mit abweichenden Inhalten kommen sie schlecht zurecht. KI kann zusätzlich unstrukturierte Inhalte verstehen, etwa eine frei formulierte E-Mail oder einen gescannten Lieferschein. Wir kombinieren beides: KI für das Verstehen, klassische Software für die zuverlässige Ausführung.
03Entwickelt ihr KI-Agenten?
Ja, für klar abgegrenzte Aufgaben. Ein KI-Agent arbeitet eine Aufgabe in mehreren Schritten ab und nutzt dabei Werkzeuge wie E-Mail, CRM oder Datenbank. Wir geben jedem Agenten feste Grenzen, nur die Rechte, die er braucht, und Freigabeschritte für Entscheidungen mit Gewicht. Was er tut, wird protokolliert.
04Brauchen wir dafür n8n, Make oder Zapier?
Nicht zwingend. Für einfache Abläufe können Workflow-Tools wie n8n, Make oder Zapier passen. Wo Abläufe komplexer werden, viele Sonderfälle haben oder tief in eure Systeme greifen, entwickeln wir die Automatisierung als eigene Software. Was zu eurem Ablauf passt, klären wir in der Analyse – ohne Festlegung auf ein bestimmtes Tool.
05Wie steht es um Datenschutz und den EU AI Act?
Datenschutz planen wir von Anfang an ein: welche Daten verarbeitet werden, wo sie liegen und wer Zugriff hat – auf Wunsch mit Hosting-Optionen, die eure Datenhoheit wahren. Welche Pflichten aus dem EU AI Act gelten, hängt vom Einsatzzweck ab; das ordnen wir gemeinsam ein. Eine Rechtsberatung ersetzt das nicht.
06Wie schnell sehen wir Ergebnisse, und was kostet KI-Automatisierung?
Erste nutzbare Ergebnisse gibt es oft in wenigen Wochen, weil wir mit einem abgegrenzten Ablauf starten. Die Kosten richten sich nach Umfang und Schnittstellen und werden nach Aufwand kalkuliert. Einen realistischen Rahmen nennen wir im kostenlosen Erstgespräch (20 Minuten), bevor ihr euch festlegt.